Zeitmanagement – Tipps für mehr Zeit für sich

Es geht um Ihre Zeit! Sie sollten sie für Ihre Wünsche und Ziele optimal nutzen.

Das erstellte Zeitprotokoll ist die Grundlage für die Entscheidung, wie Sie zukünftig Ihren Tag gestalten möchten, um häufiger die Dinge zu tun, die Ihnen wichtiger sind als andere. Dabei geht es ganz allein um Sie! Abgesehen von wenigen Pflichten wie zum Beispiel Arbeiten können Sie selbst bestimmen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Machen Sie aus „eines Tages“ „Tag eins“! In kleinen Schritten ist es am einfachsten. Was es auch ist: Sie können es selbst in die Hand nehmen!

Planung spart Zeit!

Beginnen Sie jetzt mit Ihrer konkreten Zeitplanung! Auch wenn Sie der Meinung sind, dass sie zusätzlich Zeit kostet, ist dies in der Realität zu kurz gedacht. Tatsächlich verkürzt eine gute Planung den Zeitaufwand pro Aufgabe. Das Ergebnis: mehr Freiraum und eine höhere Zufriedenheit. Investieren Sie deshalb täglich 5 bis 10 Minuten in die Planung – zum Beispiel morgens nach dem Frühstück oder abends vor dem Zubettgehen. Dabei können Sie auch vorausschauend schon die ganze Woche planen, wenn Ihnen die Tagesplanung zu kurzfristig erscheint. Hier sollten Sie jedoch auch die Möglichkeit berücksichtigen, Unvorhersehbares zu integrieren. 

Planen Sie grundsätzlich schriftlich! Das macht den Kopf frei und hat den Vorteil, dass Sie nichts vergessen. Unerledigte Aufgaben schwirren uns die ganze Zeit im Kopf herum und sorgen für Stress – wenn auch oft  unbewusst. Wenn Sie Ihre To-dos schriftlich festhalten, verringert sich automatisch der innere Druck.

Notieren Sie die geschätzte Dauer Ihrer To-dos und überlegen Sie, wann und wie Sie die Aufgaben erledigen möchten!

Beginnen Sie dabei immer mit den Dingen, die Sie unbedingt erledigen sollten. Und vermeiden Sie Zeitverzug durch fehlende Informationen. Fragen Sie sich bereits bei der Planung: „Was sind die Voraussetzungen, damit ich die Aufgabe erledigen kann? Habe ich alle Informationen?“ Sollten weitere Auskünfte nötig sein, so machen Sie sich Notizen dazu. 

Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn Sie zum Beispiel drei Telefonate zu erledigen haben, dann führen Sie diese alle hintereinander. So sparen Sie Zeit und müssen spätere Aufgaben nicht unterbrechen.

Oft sind wir bei unserer Zeitplanung zu optimistisch. Schätzen Sie deshalb nicht zu knapp. Am Anfang werden Sie sich unter Umständen häufig verschätzen. Das ist normal. Das Einschätzen von Aufgaben ist schwer. Rechnen Sie im Zweifelsfall lieber mehr Zeit ein.

Da nicht alle Aufgaben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit haben, ist es sinnvoll, sie zu unterteilen und zu priorisieren. Nutzen Sie dafür die A-, B-, C- und D-Kategorisierung.

Beachten Sie dabei: Manche Aufgaben wirken oftmals schon allein aufgrund ihres Umfangs so gewaltig, als ob sie kaum zu schaffen wären. Dies ist wenig motivierend und könnte dazu führen, dass Sie die Aufgabe erst gar nicht angehen. Hier hilft die Aufteilung in kleinere Teilaufgaben, die Sie ebenso kategorisieren können wie Ihre anderen Aufgaben. 

Mit der A-, B-, C- oder D-Kategorisierung bewusst Prioritäten setzen:

• A: Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sollten Sie am besten zu den Tageszeiten erledigen, an denen Sie am leistungsstärksten sind. Finden Sie heraus, wann Sie Ihre „Hochs“ haben. Stellen Sie sicher, dass Sie in diesen Zeiten ungestört an Ihren wichtigen Aufgaben arbeiten können.     
• B: Aufgaben, die im Augenblick nicht dringend erscheinen, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn Sie B-Aufgaben vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise in eine Stresssituation. Dann werden aus den B-Aufgaben schnell A-Aufgaben.
• C: „Tagesgeschäft“. Es handelt sich um Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen), aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie abgeben oder durch eine bessere Organisation verkürzen. Legen Sie Routinen und unwichtigere Aufgaben unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Leistungskurve eher in Ihre Leistungstiefs. Doch Vorsicht: Auch C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Ein bekanntes Beispiel hierfür: Ihre Wohnung ist unaufgeräumt und es kündigt sich überraschend Besuch an.
• D: Diese Aufgaben sind nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn Sie diese Dinge nicht erledigen. Welche das sind, können nur Sie selbst entscheiden. Fragen Sie sich, ob Sie solche Aufgaben überhaupt erledigen möchten. Es kann zum Beispiel sein, dass Ihnen eine D-Aufgabe viel Freude bereitet, auch wenn sie eigentlich keine große Bedeutung hat. Sie können im Bereich der D-Aufgaben leicht Zeit sparen, sollten aber bedenken, dass es eventuell gerade solche Dinge sind, die Ihnen guttun. Im Rahmen des Zeitmanagements gilt: D-Aufgaben erst dann angehen, wenn alle anderen To-dos erledigt sind.

Der größte Fehler im Zeitmanagement ist, Dinge zu tun, die überhaupt nicht getan werden müssen!

Nun geht’s an die Umsetzung Ihrer Planung. 

Erledigen Sie zuerst alle A-Aufgaben, danach so viele B-Aufgaben wie möglich. C-Aufgaben sollten Sie möglichst an andere Personen abgeben, was aber leider im Privatleben oftmals nicht so ganz einfach ist. Abschieben an den Lebenspartner hört sich zwar gut an, bleibt aber meistens Wunschdenken. Deshalb sollten Sie sich ein System erarbeiten, mit dem Sie Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können. D-Aufgaben sollten Sie entweder streichen oder sie sich bewusst gönnen und genießen.

Lernen Sie „nein“ zu sagen! „Nein“ zu Aufgaben, die Sie nicht machen möchten und zu Dingen, die Ihnen nicht gut tun und Sie nur ablenken.

Kontrollieren Sie Ihre Planung!

Am Ende des Tages sollten Sie Ihre Tagesplanung überprüfen. Aufgaben, die Sie heute nicht geschafft haben, übertragen Sie in Ihre Planung für den nächsten Tag. Versuchen Sie bei Fehlplanungen zu analysieren, was die Ursache dafür war, und überlegen Sie, wie Sie Ihre Zeitplanung in Zukunft optimieren können. Nur so lernen Sie daraus.

Vergleichen Sie Ihren Tagesplan immer wieder mit Ihrer ursprünglichen Wochenplanung und kontrollieren Sie so, ob Sie auf einem guten Weg sind, Ihre Zeit ausgewogen und wie von Ihnen gewünscht zu verbringen.

Alles Wichtige erledigt? Dann wird es höchste Zeit, Ihren Einsatz ordentlich zu belohnen und die neu gewonnene Freizeit zu genießen! Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf Ihrem Weg in einen selbstbestimmten Alltag, in dem Sie viel Zeit für sich genießen können. 

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